X
تبلیغات
امور مالی - آموزش گام به گام حسابداری تعهدی

 

مروري بر روش حسابداري نقدي و تعهدي

حسابداري نقدي

در اين روش معيار شناسايي و ثبت درآمدها و هزينه ها دريافت و پرداخت وجوه نقد است.  به عبارتي ديگر درآمدها زماني شناسايي و ثبت مي شوند كه وجه نقد دريافت شود و هزينه ها زماني شناسايي و در دفاتر ثبت مي شوند كه وجه آن به صورت نقدي پرداخت شود.  به عبارتي شرط اصلي براي ثبت درآمدها وصول آنها و براي هزينه ها پرداخت آنها محسوب مي شود.  صورت هاي مالي كه با حسابداري نقدي تنظيم مي شود معمولاً فاقد حساب هاي دريافتني و پرداختني است و اموال خريداري شده نيز ممكن است به جاي انعكاس در حساب دارايي هاي ثابت در هنگام خريد مستقيماً به حساب هزينه منظور شود.

 

حسابداري تعهدي

در اين مبنا درآمدها به محض تحقق و هزينه ها در زمان وقوع شناسايي و ثبت مي شوند،  به عبارت ديگر بر خلاف مبناي نقدي دريافت و پرداخت وجوه نقد ملاك شناسايي و ثبت درآمدها و هزينه ها در اين مبنا درآمدها در سال انجام خدمات يا فروش كالا به حساب منظور مي شود (اگر چه وجوه نقد حاصل از فروش كالاها و خدمات مذكور در سال هاي قبل يا بعد از فروش دريافت شود) و هزينه ها در سال دريافت كالا و خدمات و ايجاد تعهد منظور مي گردد (اگرچه بهاي كالاها و خدمات مزبور در سال هاي مالي يا بعد از خريد پرداخت شود) به كار بردن حسابداري تعهدي مستلزم بودجه ريزي عملياتي مي باشد و براي سازمان هاي كه ناگزير از تعيين سود و زيان ويژه هر سال مالي هستند به كار مي رود و افتتاح حساب هايي مانند پيش پرداخت ها،  هزينه هاي معوق،  پيش دريافت هاو به حساب دارايي منظور نمودن موجودي كالاي پايان دوره مالي از نتايج به كار بردن مبناي تعهدي است.

 

شروع به كار با نرم افزار نظام نوين مالي

ابتدا از روی صفحه Desctop روي آيكون  کلیک سمت راست نموده و دكمهopen  را انتخاب مي كنيم يا دبل كليلك سمت چپ مي نماييم.

 

 

سپس نام كاربري و رمز عبور را وارد نموده و دكمه ورود را كليك مي نمائيم.

 

 

پنجره فوق ظاهرمي گردد.  اين صفحه داراي دو پنجره است كه در پنجره سمت راست منوهاي نرم افزار و در پنجره سمت چپ آرمهاي شركت و نظام نظام نوين مالي همراه با متن مذكور خودنمائي مي كند.  منوهاي اصلي درسمت چپ شامل

  1. منابع انساني 
  2. مديريت كالا وخدمات
  3. مديريت مالي
  4. بودجه تفصيلي
  5. درخواستها
  6. مديريت سيستم
  7. امكانات
  8. اطلاعات پايه
  9. خروج 

مي باشد.

لازم به توضيح است كه اين منوها هركدام داراي زيرشاخه و زيرشاخه ها نيز داراي زيرشاخه هاي ديگري است.  ضمناً درنسخه مذكور منوهاي بودجه تفصيلي،  درخواستها و تعدادي از زيرشاخه هاي منوهاي منابع انساني،  مديريت كالا و مديريت مالي غيرفعال بوده كه انشاءا... در آينده گام به گام منوهاي فوق الذكر فعال خواهند شد.

 

  • نكته مهم:  قبل ازوارد شدن به هر قسمت و جهت جلوگيري از هرگونه اشكال در جهت استقرار مرحله اول نرم افزارتركيبي (فرآيندي و دستي) و سهولت در كار خواهشمند است دقيقاً به ترتيب اولويت و به شكل ذيل عمل نمائيد. ضمناً مراحل انجام هر مورد به تفصيل شرح داده خواهد شد.

 مديريت مالي® دفترداري ® ساخت حسابها ® تفصيلي 1

مديريت مالي ® مديريت وجوه ® اجزاء كد فعاليت ® تفصيلي 2

 مديريت مالي® مديريت وجوه ® ساخت اعتبار سنواتي ® ساخت تركيب اعتبارات سال قبل

 منابع انساني® نظام اداري ® سازمان و تشكيلات ® چارت سازماني

منابع انساني ® نظام اداري ® سازمان و تشكيلات ® معرفي پرسنل

 مديريت مالي® دفترداري ®  اطلاعات ابتداي دوره® داراييهاي جاري

مديريت مالي ® دفترداري ®  اطلاعات ابتداي دوره® داراييهاي غيرجاري

 مديريت مالي® دفترداري ®  اطلاعات ابتداي دوره® بدهي هاي جاري

 مديريت مالي® دفترداري ®  اطلاعات ابتداي دوره® بدهي هاي غيرجاري

  مديريت كالا و خدمات® اطلاعات پايه ®  معرفي كد قديم كالا

  مديريت كالا و خدمات® نگهداري كالا ®  موجودي كالا® ايجاد سوابق كالا

  مديريت مالي® حسابداري كالا و اموال ®  قيمت گذاري® رسيد ابتداي دوره ارسال سند

  مديريت كالا و خدمات® اطلاعات پايه ®  معرفي و ويرايش كالا® در لايه چهارم كالاهايي كه وجود ندارد ايجاد مي كنيم

  مديريت مالي® نگهداري سوابق ®  اطلاعات اموال® ايجاد سوابق

  مديريت مالي® تنظيم اسناد ® معرفي ويرايش الگو

  مديريت مالي® تنظيم اسناد ® تنظيم سند جديد

  مديريت مالي® دفترداري ®  اسناد حسابداري® تأييد ثبت اسناد حسابداري

  مديريت مالي® سيستم رسيدگي ® كنترل اسناد حسابداري

  مديريت مالي® مديريت وجوه ® تأمين اعتبار

  مديريت مالي® دريافت و پرداخت ®  عمليات بانكي® تأييد صدور چك

  مديريت مالي® دريافت و پرداخت ®  عمليات بانكي® ثبت چك

  مديريت مالي® دفترداري ®  اسناد حسابداري® تأييد وصول مستندات

 

حساب تفصيلي1:

مسؤوليت ايجاد اين قسمت در ستاد دانشگاه به عهده اداره دفترداري و بيلان و در واحدهاي تابعه دانشگاه به عهده واحد دفتر داري و بيلان مي باشد.

شرح مختصري درخصوص حسابهاي تفصيلي:

حساب هايي هستند كه به طور مستقل تعريف و كدگذاري مي شوند،  ليكن به تنهايي مفهوم مالي گزارشگري نداشته و زماني كه در كنار حساب جزء معين قرار گيرند داراي مفهوم حسابداري شده و يك رويدادي را بيان مي كنند.  در نظام دفترداري 3 حساب تفصيلي به شرح جدول ذيل در نظر گرفته شده است كه حسب مورد از آنها استفاده مي شود.

 

عنوان

توضيحات

تفصيلي 1

كاركنان،  اشخاص،  مؤسسات و شركتهاي طرف معامله،  پروژه ها و ...

تفصيلي 2 / كد شناسه فعاليت

مشخص كننده محل اعتبار،  نوع اعتبار،  برنامه و ...

تفصيلي 3 / كد شناسه مراكز

واحدهاي مستقل و غيرمستقل و تابعه از مجموعه وزارت بهداشت

 

شرح مختصري درخصوص حساب تفصيلي 1:

اين حساب جهت نگهداري حساب كاركنان،  اشخاص،  مؤسسات و شركتها و ... و دانشجويان كاربرد دارد.  فقط كافي است گروه بندي اين حساب از قوام و منطق لازم برخوردار باشد.

اين حساب حسب مورد در دانشگاه،  دانشكده و واحدهاي تابعه به طور جداگانه كدگذاري مي گردد.  ليكن بايد گروه بندي اصلي آن از نظم خاصي به شرح ذيل متابعت نمايد.

 

كد گروه بندي حساب تفصيلي آزاد:

 

رديف

منابع

كد

توضيحات

1

بانك ها

*******1

 

2

كاركنان

*******2

 

3

اشخاص حقوقي دولتي

*******3

داراي شماره ثبت از اداره شركتها

4

اشخاص حقوقي خصوصي

*******4

داراي شماره ثبت از اداره شركتها

5

اشخاص حقيقي

*******5

 

6

فروشگاه ها و مؤسسات

*******6

 

7

انبار

*******7

 

8

دانشجويان

*******8

 

9

ساير

*******9

 

 

براي انجام اين كار بر روي حساب  تفصيل 1 كليك نموده،  پنجره ويرايش و ايجاد حساب تفصيل 1 ايجاد مي گردد.

 

 

دراين قسمت حسابهاي تفصيلي 1 باز مي شود كه در نرم افزار به صورت پيش فرض ايجاد گرديده است.  در اين بخش اقدام به ايجاد زيرشاخه هاي حسابهاي تفصيلي مذكور مي نماييم.

 براي ساخت زيرشاخه هاي حسابهاي 9 گانه تفصيلي 1 به شكل ذيل عمل مي نمائيم.

اگربخواهيم در زيرشاخه هرشاخه شاخه هاي ديگري ايجاد نمائيم از آيكون  استفاده نموده و اگر بخواهيم زيرشاخه نداشته باشد از آيكون   و اگرقصد بازنگري و ويرايش و يا تجديد نظرداشته باشيم از آيكون   استفاده مي گردد.

براي ايجاد زيرمجموعه بانك چون نياز به زيرشاخه داريم پس از انتخاب بر روي آيكون  كليلك نموده،  پنجره ذيل ظاهرمي گردد.     

 

 

گزينه بلي را انتخاب مي نمائيم.  پنجره ذيل ظاهرمي گردد.

 

گزينه تأييد را انتخاب و ملاحظه مي نماييد كه بانك مذكور در زيرشاخه تفصيلي 1 (بانكها) ايجاد گرديد.

 

 

اگر بخواهيم حساب هاي بانك رفاه شعبه علوم پزشكي را ايجاد نمائيم گزينه بانك رفاه شعبه علوم پزشكي را انتخاب و روي آيكون  كليك مي نماييم.  پنجره ذيل ظاهرمي گردد.

 

 

گزينه تاييد را انتخاب مي كنيم.  پنجره ذيل ظاهرمي گردد.

 

 

كد لازم را وارد نموده و دكمه تأييد را انتخاب مي نماييم.  پنجره پيام ظاهر مي شود.

 

 

پس از كليك روي گزينه ببند،  پنجره ويرايش و ايجاد حساب تفصيل 1 باز مي شود.

 

 

·    نكته:  لازم به توضيح است كه اگر از آيكون  استفاده نمائيم تفصيلي ايجاد شده تنها درپنجره سمت راست ايجاد مي گردد.

 

  • نكته: براي حذف زيرشاخه هاي ايجاد شده در پنجره سمت راست از آيكون   و براي حذف زيرشاخه هاي ايجاد شده در سمت چپ از آيكون   استفاده مي شود.  البته در صورتي كه عمليات مالي صورت نگرفته باشد.

 

  • نكته: درصورت نياز مي توان با استفاده از راهنمايي هاي فوق به حساب هاي تفصيلي1 (9گانه) حساب هاي تفصيلي جديدي اضافه نمود،  به عنوان مثال: پيمانكاران

 

·        نكته:

1.       اشخاص حقوقي دولتي مانند: اداره خدمات درماني اداره امورمالياتي وسازمان تامين اجتمائي

2.       اشخاص حقوقي خصوصي مانند: فروشندگان دارو

3.       اشخاص حقيقي مانند: قرارداد مشاوره حقوقي،  قرارداد تعمير وسايل پزشكي

4.       انبار مانند: اينكه درخواست خريداري شده در كدام انبار مي باشد.

 

 

 

ايجاد حساب هاي تفصيل 2:

مسؤوليت ايجاد اين قسمت در ستاد به عهده اداره اعتبارات و در واحدهاي تابعه دانشگاه به عهده واحد اعتبارات          مي باشد.

مديريت مالي ® مديريت وجوه ® اجزاء كد فعاليت

 

شرحي مختصر از حساب تفصيلي 2 «كد شناسه فعاليت»:

اين حساب كه مهمترين ويژگي نظام دفترداري را تشكيل مي دهد و امكان رديابي،  كنترل و اخذ انواع گزارش هاي      بودجه اي،  برنامه اي،  مديريتي و امكان تفريغ بودجه را فراهم خواهد نمود از 7 لايه و 26 كاراكتر به شرح جدول ذيل تشكيل گرديده كه جزئيات هر لايه به شرح آتي تشريح شده است.

 

نوع

فصل

رديف متمركز

برنامه / طرح

رديف دستگاه

دوره

منابع

O

O

OOOOOO

OOOOOOOO

OOOOOO

O

OO

1 رقم

1 رقم

6 رقم

8 رقم

6 رقم

2 رقم

2 رقم

شمول ...

2

129024

30303088

123800

87

12

 

 

 

براي ايجاد اجزاء تفصيل 2 در پنجره صفحه اصلي به ترتيب مديريت مالي¬ دفترداري ¬ مديريت وجوه ¬ اجزاء كد فعاليت را انتخاب مي نماييم.  بدين ترتيب پنجره ويرايش اجزاء تفصيل 2 ظاهر مي شود.

 

 

نوار عنوان پنجره را مشاهده مي نماييدكه شامل چه آيتم هايي مي باشد.

از قسمت نوار عنوان بالاي صفحه به عنوان مثال گزينه «ازمحل» را انتخاب و آيكون  را كليك مي كنيم.  پنجره ذيل ظاهر مي شود.

 

بعد از وارد نمودن اطلاعات دكمه تأييد را انتخاب مي نماييم. 

  • به ياد داشته باشيد كد پنجره فوق يك رقمي است و كد دو رقمي نمي پذيرد.

درقسمت نوارعنوان بالا مجدداً گزينه «برنامه» را انتخاب وايكون   را كليك مي كنيم.  پنجره ذيل ظاهر مي شود.

 

  • به خاطرداشته باشيدكدهاي پنجره برنامه 8 رقمي است و اگر تعداد ارقام كمتر از 8 باشد در پشت اعداد تا تكميل 8 رقم به صورت خودكار صفر مي گذارد.

درقسمت نوارعنوان بالامجدداگزينه «رديف دستگاه» را انتخاب و آيكون   را كليك مي كنيم.  پنجره ذيل ظاهر     مي شود.

 

  • به خاطرداشته باشيدكدهاي پنجره رديف دستگاه 8 رقمي است و اگر تعداد ارقام كمتر از 8 باشد در پشت اعداد تا تكميل 8 رقم به صورت خودكار صفر مي گذارد.

 

و بقيه اطلاعات نوار عنوان به همين شكل تكميل مي گردد.

در صورت نياز به ويرايش از آيكون  استفاده مي گردد كه بعد از انتخاب مورد،  آيكون  را كليك و نسبت به ويرايش اقدام مي كنيم.

 

ساخت اعتبار سنواتي:

مسؤوليت ايجاد اين قسمت در ستاد دانشگاه به عهده اداره دفترداري و بيلان و در واحدهاي تابعه دانشگاه به عهده واحد دفتر داري و بيلان مي باشد.

 

·    نكته: قبل از ساخت اعتبار سنواتي مي بايست در تفصيل 2 كليه برنامه هاي سال 1387 چه مانده داشته و چه نداشته باشند،  رديف دستگاه،  برنامه،   فصل،  ازمحل (درصورت نياز) و رديف متمركز (درصورت نياز) ايجاد شوند.

 

شرحي مختصر بر ساخت اعتبار سنواتي:

بعد از ساخت كليه برنامه هاي سال 1387 درتفصيل 2 دراين جا تصميم داريم كد و اعتبار بسازيم.

در اين قسمت صرفاً كد و اعتبار برنامه هايي كه در سال 1387 گردش داشته باشند چه مانده وجوه آنها درپايان آن سال صفر شده باشد،  چه مانده آنها به سال 1388 منتقل شده باشد و نيز اعتبارات جديد ايجاد شده در سال 1388 را مي سازيم.

اين عمل به منظور دو هدف درآينده صورت مي گيرد: 1- تفريغ بودجه و 2- بودجه بندي كه انشاءا... در آينده برنامه هاي آموزشي در اين خصوص ارائه خواهد شد.

و در اين جا هدف اين است كه صرفاً تركيب اعتبارات را ايجاد نمائيم.

ازمنوي پنجره اصلي به ترتيب گزينه مديريت مالي ¬ مديريت وجوه ¬ ساخت اعتبار سنواتي را انتخاب مي نمائيم.

 

 

پنجره «ايجاد كدهاي سنواتي اعتبارات» ايجاد مي شود.

در اين پنجره كه داراي آيتم هاي

  1. منبع
  2. دوره
  3. رديف دستگاه
  4. برنامه /طرح
  5. رديف متمركز
  6. فصل
  7. ازمحل

مي باشد به شكل ذيل نسبت به ايجادكدهاي سنواتي اعتبارات اقدام مي نمائيم.

ابتدا آيكون  را از نوار عنوان بالاي پنجره انتخاب مي كنيم تا پنجره فوق فعال شود.

سپس نسبت به تكميل آنها اقدام مي نمائيم.

درقسمت منبع با انتخاب آن نوار عنواني باز مي شود كه بايستي مشخص نمائيم اعتبار عمومي هزينه اي،  عمومي تملك دارائيهاي سرمايه اي،  عمومي رديف متمركزهزينه اي،  اختصاصي و ... مي باشد.

درقسمت دوره نوار عنواني باز مي گردد كه بايستي مشخص نمائيم مربوط به سال 1387،  1386 و ... مي باشد.

بقيه موارد را همكاران با آن سر و كار داشته و نيازي به توضيح ندارد.  ضمناً ممكن است در ساخت يك اعتبار،  رديف متمركز يا از محل نيازي نباشد.

 ما دراينجا به عنوان مثال قصد داريم تركيب اعتباربرنامه 30315 سلامت شهري فصل اول سال 1387 را ايجاد نمائيم.

 

 

ملاحظه مي شود كه در اين جا نيازي به تكميل رديف متمركز: مربوط به اعتبارات ابلاغي و از محل: خارج از شمول سهم رياست دانشگاه نبود.

با انتخاب دكمه ذخيره به شكل ذيل اعتبار ايجاد مي شود.  لازم به توضيح است كه در پنجره ذيل ما علاوه بر مثال فوق الذكر كه در رديف اول قرار گرفته تعداد6 كد اعتبار ديگر نيز ايجاد نموديم.

 

 

سپس دكمه ببند را انتخاب و از برنامه خارج مي شويم.

 

منابع انساني:

منابع انساني® نظام اداري ® سازمان و تشكيلات ® چارت سازماني

در اين مرحله مي بايست كليه واحدها ي زيرمجموعه آن معاونت،  شبكه بهداشت ودرمان،  مركزبهداشت،  بيمارستان و ... را ايجاد نماييم. لازم به توضيح است كه در ستاد دانشگاه واحدهاي متمركز در ستاد دانشگاه ايجاد مي گردد يعني واحدهايي كه از نظر مالي حقوق ومزاياي كاركنان خود را از امورمالي ستاد مي گيرند و نيازي به ايجاد معاونتها،  شبكه ها،  مراكز بهداشت،  بيمارستانهاو ... كه داراي امور مالي مي باشند نيست.  لذا از ميان منوها به ترتيب منابع انساني ¬ نظام اداري  ¬درخت سازماني را انتخاب و كليك مي نماييم.

مسؤوليت ايجاد و تكميل اين قسمت در ستاد دانشگاه به عهده اداره دريافت و پرداخت و در واحدهاي تابعه دانشگاه به عهده واحد حقوق ودستمزد و تنظيم اسناد مي باشد.  

 

 

سپس پنجره ويرايش درخت سازماني ظاهر ميشود.

  • هدف از درخت سازماني هزينه يابي تعيين مراكز انباشته و انباشت هزينه است.

 

بعد از كليك نمودن بر روي دانشگاه يا واحد به عنوان مثال دانشگاه ياسوج نوار عنوان بالاي صفحه فعال شده موس را به قسمت مذكور بالاي صفحه هدايت و علامت  را كليك مي نمائيم. دراين صورت پنجره ذيل فعال مي گردد.

 

 

  • درصورت نياز به توضيحات بيشتردر خصوص مركز هزينه دستورالعمل كدگذاري مراكزهزينه كه تصوير آن درذيل آمده را تهيه و مطالعه فرمائيد.

 

 

  • لازم به توضيح است كه در قسمت مركز هزينه آيكون  را انتخاب مي نمائيم. صفحه انتخاب مركز هزينه ظاهرميگردد.

                                                                                                            

 

كه از ميان گروهها گروه اداري وتشكيلاتي- حوزه اداري ومالي- دفتربودجه را انتخاب و دكمه تاييد را انتخاب    مي نمائيم. ضمناً به كد آن نيز توجه و طبق توضيحات قبل گروههاي زيرمجموعه بودجه را مانند مثال ذيل ايجاد مي نماييم.

 

سپس براي ثبت مشخصات پرسنلي به روش ذيل عمل مي نمائيم.

 

منابع انساني ® نظام اداري ® سازمان و تشكيلات ® معرفي پرسنل

 

با معرفي پرسنل به صورت غير مستقيم به مركز هزينه وصل مي شويم.

به ترتيب گزينه منابع انساني ¬ نظام اداري ¬ سازمان وتشكيلات ¬ معرفي پرسنل را انتخاب مي نمائيم.  پنجره ذيل ظاهرمي گردد.

 

 

در اين صفحه درپنجره درخت سازماني واحد كارشناسان بودجه را انتخاب مي كنيم.  لازم به توضيح است كه هرگروه از كاركنان بايد دقيقاً در زيرشاخه خود ثبت گردد تا جهت رسيدن به قيمت تمام شده،  بودجه ريزي عملياتي و نهايتاً مديريت هزينه و بهره وري وتجزيه و تحليل اطلاعات دقيقتري بدست آيد.

مي توان ازطريق اين پنجره نسبت به جستجو براساس عكس پرسنلي،  پست سازماني،  شماره ملي،  شماره شناسنامه و نام و نام خانوادگي فرد يا افراد مورد نظر دسترسي پيدا نمود.

 

 

بعد ازانتخاب آيكون   درنوار بالاي صفحه پنجره «ويرايش كاربران» ظاهر مي گردد.

 

در صفحه فوق مي بايست مشخصات كامل پرسنلي ثبت گردد.

 

·    نكته مهم: اطلاعات درخواستي در قسمت بودجه و اعتبارات در صورت ايجاد تفصيل 2 و  اطلاعات بانكي درصورت ايجاد تفصيل 1 فعال خواهد شد و قسمتهاي غيرفعال يا قسمتهايي كه امكان تايپ وجود ندارد فعلاً نيازي نيست.  به محض فعال شدن در نسخه هاي به روز رساني شده تكميل خواهد شد. 

 

  • نكته حائز اهميت اينكه هر يك از افراد بايد يك سطح دسترسي داشته باشند.  به عنوان مثال انبارداران بايد به سطح مديريت كالا،  امناي اموال به سطح حسابداري كالا و هر كارمند معمولي بايد حداقل سطح دسترسي يعني دسترسي به درخواستها را داشته باشد. 

درحالت پيش فرض كد ملي فرد به عنوان نام كاربري و رمز عبور نيز 1 داده شود.

 

 اسناد افتتاحيه:

مسؤوليت ايجاد اين قسمت درستاد دانشگاه به عهده اداره دفترداري و بيلان و در واحدهاي تابعه دانشگاه به عهده واحد دفتر داري و بيلان مي باشد.

مديريت مالي® دفترداري ®  اطلاعات ابتداي دوره® داراييهاي جاري

 

اين قسمت به منظور سند افتتاحيه نقدي ايجاد شده است،  يعني همان حسابهايي كه در روش نقدي عمليات حسابداري را انجام مي داديم.

 

 

در نوار عنوان بالا حسابهاي كل هرحساب به ما نشان داده شده است.  دقيقاً به همان شكلي كه در كدينگ حسابها ايجاد شده است.

در زير نوار عنوان حساب معين،  حساب جزء معين،  تفصيل 1 و تفصيل 2 قرار دارد كه اگر بالاي نوار عنوان از ميان حسابهاي كل مثلاً    «موجودي نقد» را انتخاب نمائيم در حالت پيش فرض حساب معين بر روي موجودي نزد بانكها - ريالي قرار دارد و اگر در حساب جزء معين بر روي بانكها باشد با كليك نمودن برروي  مي توانيم حساب معين و جزء معين را تغيير دهيم.

 

 

كه با كليك برروي ايكون انتخاب مورد فوق در تفصيل 2 مي نشيند،  دقيقاً به شكل ذيل

 

 

سپس شرح  رويداد را تايپ و نسبت به تكميل اطلاعات تكميلي اقدام مي نمائيم.

 

 

و سپس از نوار عنوان بالاي صفحه

 

اگرگزينه  را انتخاب كنيم فقط همان رويداد درصفحه اطلاعات تكميلي ايجاد مي شود اما اگر گزينه  را انتخاب نمائيم يك سطر ديگر اضافه مي كند.  سپس گزينه ارسال سند  را انتخاب مي كنيم تا سند به قسمت رسيدگي ارسال شود.  ضمناً با كليك بر روي دكمه امكانات،  مورد استفاده گزينه نوشته شده است.

ضمناً براي ثبت رويدادهاي گروه حسابي هاي فوق نيز به شكلي كه براي دارائيهاي جاري توضيح داده شد عمل مي نمائيم.

 

معرفي كدقديم كالا:

مديريت كالا و خدمات® اطلاعات پايه ®  معرفي كد قديم كالا

مسؤوليت تكميل اين قسمت به عهده مسؤولين انبار مي باشد.

 

·    نكته: در جريان طراحي نرم افزار مسؤولين و دست اندركاران مربوطه به اين نتيجه رسيده اند كه به دليل ارتباط زياد انبارداران با كد كالا تا آنجائيكه ممكن است انبارداران محترم بايد كد همه كالاها يا تعداد زيادي از كالاها را از حفظ داشته باشند.  لذا به جهت رعايت اين موضوع و جلوگيري از سردرگمي انبارداران محترم كد قديم را در نرم افزار لحاظ نمودند.  ضمناً نرم افزار نيز خود كد ديگري براي آن كالا در نظر گرفته كه مشكلي ايجاد نخواهد نمود و هر كالا داراي دو كد مي باشد. لذا براي ايجاد كد قديم كالا به شرح ذيل عمل مي نمائيم .

 

ازپنجره صفحه اصلي گزينه منوهاي سيستم به ترتيب مديريت كالاوخدمات ¬ نگهداري كالا ¬ اطلاعات پايه ¬ معرفي كدقديم كالا را انتخاب مي كنيم.  بدين ترتيب پنجره ورود اطلاعات كالاي ابتداي دوره ظاهر مي گردد.

 

درقسمت  كد كالاهايي كه اكنون در نرم افزاري كه با آن امورات انبار را انجام مي دهيم وجود دارد استخراج و مانند رد يفهاي تكميل شده فوق وارد اين قسمت مي نمائيم.

سپس دكمه ذخيره در نوار عنوان زير همين صفحه را كليك نموده و از برنامه خارج مي شويم.

 

 

وارد نمودن اطلاعات كالاي اول دوره:

براي وارد نمودن اطلاعات كالاي اول دوره 88 در انبار به شكل ذيل عمل مي نمائيم.   

مسؤوليت تكميل اين قسمت به عهده مسؤولين انبار با نظارت حسابدار كالا و اموال و مسؤول جمعداري اموال       مي باشد.

ازمنوي صفحه اول به ترتيب گزينه مديريت كالاوخدمات ¬ نگهداري كالا ¬ موجودي كالا  ¬ايجاد سوابق كالا را انتخاب مي نمائيم.

پنجره ليست رسيدهاي ابتداي دوره  ظاهرمي گردد.

 

 

قبل از وارد نمودن اطلاعات كالاي اول دوره 88 نياز به معرفي انبارها داريم كه به شكل ذيل مي شود.

ابتدا با كليك بر روي  پنجره انتخاب انبار ظاهر مي شود.

 

 

 

كه با كليك نمودن بر روي آيكون «انتخاب» در زير نوار عنوان پنجره ذيل ظاهر مي شود.

 

 

دكمه تاييد را انتخاب نموده پنجره ذيل ظاهر مي شود.

 

 

كد انبار را وارد نموده (كد انبار نمي تواند يك رقمي باشد) كليد تاييد را انتخاب مي كنيم. پنجره ذيل ظاهرمي شود.

 

 

دكمه تاييد را انتخاب مي نمائيم پنجره انتخاب انبار ظاهر مي شود.

 

ملاحظه مي شود كه انبار ايجاد گرديد.  اين مراحل را تا ايجاد كليه انبارها تكرارمي نمائيم.  

  • با برداشتن تيك جلوي  آدرس از ليست حذف مي گردد.

با انتخاب انبار مورد نظر نوارعنوان آبي رنگ مي شود.  سپس با كليك بر روي دكمه «انتخاب» پنجره وروداطلاعات كالاي ابتداي دوره ظاهر مي شود.

 

 

كدهاي كالاهاي ايجاد شده در پنجره معرفي كدقديم كالا را در پنجره فوق وارد نموده و با وارد كردن هركد آيكون   را انتخاب و ملاحظه مي شود كه كالاي مورد نظردر قسمت كالاي پنجره فوق ايجاد مي گردد.  سپسس تعداد كالا را وارد نموده و مجدداً آيكون   نوار عنوان بالاي پنجره را كليك و اين كار را همچنان تا ثبت تعداد كليه كالاهاي اول دوره88 ادامه مي دهيم و دكمه ذخيره را انتخاب مي نمائيم تا كالا به قسمت  مديريت مالي ¬ حسابداري كالا واموال ¬ قيمت گذاري ¬ رسيد ابتداي دوره ارسال گردد.

 

مرحله قيمت گذاري كالا

مسؤوليت تكميل اين قسمت به عهده حسابداركالا واموال با هماهنگي و همكاري مسؤول انبار مي باشد.

ازمنوي پنجره اصلي به ترتيب گزينه مديريت مالي ¬ حسابداري كالا واموال ¬ قيمت گذاري رسيد ابتداي دوره را انتخاب و كليك    مي نمائيم.

پنجره ليست رسيدهاي ابتداي دوره ظاهر مي شود.

 

 

باكليك كردن برروي آيكون  پنجره انتخاب انبار ظاهر مي شود.

 

 

با انتخاب انبار مورد نظركه كالاها در مرحله ايجاد سوابق كالا ثبت گرديده و كليك برروي دكمه انتخاب،   پنجره ورود اطلاعات كالاي ابتداي دوره  ظاهر مي شود.

 

 

  • در قسمت منبع مي بايستي منبع خريداري كالاي مورد نظر ثبت شود كه ممكن است عمومي هزينه اي،   اختصاصي،  عمومي تملك دارائيهاي سرمايه اي و ...باشد.  تكميل اين ضروري مي باشد.
  • درقسمت تغيير روش،  دكمه تيك موجودي كه بصورت پيش فرض وجود دارد برداشته نشود مگر اينكه سال قبل را تعهدي كرده و موجودي كالا شناسائي شده باشد

 

شرحي مختصر بر تغيير روش

تعديلات سنواتي شامل دو بخش مي باشد:

1-    تعديل ناشي از تغيير در روش

2-    تعديل ناشي از اشتباهات

 

تعديل ناشي از تغيير در روش:

عبارت است از تعديلاتي كه ناشي از تغيير روش نقدي به تعهدي مي باشد.

بطور مثال در سند افتتاحيه،  كليه حسابهاي دائم مي بايست منتقل گردد،  اما بعضي از اقلام در پايان سال مالي 1388 به دليل استفاده از روش نقدي موجود نبوده است،  مانند ذخيره سنوات كاركنان،  حسابهاي پرداختني و ... كه اين حسابها در سند افتتاحيه در سال 1388 نبايد منعكس شوند،  ولي طي يك سند اين اقلام مي بايستي شناسايي شوند كه اين سند با حساب تعديلات سنواتي ناشي از تغييرروش بالانس شود.

 

تعديل ناشي از اشتباهات:

عبارت است از اينكه سند درآمد يا هزينه اي در سال مالي جاري صادر گرديده اما بعداً متوجه مي شويم كه فرضاً مبلغ اين سند اشتباهاً به جاي 1000 ريال 2000 ريال ثبت گرديد.  حال مي بايست اين سند اصلاح شود كه به اين اصلاح تعديل ناشي از اشتباهات گفته مي شود.

با كليك بر روي دكمه ذخيره در نوار عنوان پايين پنجره عمل ذخيره سازي انجام مي شود.

 

 

سپس باكليك برروي آيكون  عمل ارسال را انجام مي دهيم تا سند به قسمت رسيدگي جهت اقدامات بعدي فرستاده شود.

 

ايجاد كالاي جديد كه نام آن در بانك اطلاعاتي كالاي نرم افزار موجود نمي باشد:

مسؤوليت تكميل اين قسمت به عهده مسؤولين انبار با هماهنگي و همكاري حسابداركالا و اموال مي باشد.

 

  مديريت كالا و خدمات® اطلاعات پايه ®  معرفي و ويرايش كالا® در لايه چهارم كالاهايي كه وجود ندارد ايجاد مي كنيم

 

از ميان منوهاي اصلي سيستم به ترتيب گزينه مديريت كالا وخدمات ¬ اطلاعات پايه ¬ معرفي و ويرايش كالا را انتخاب مي نمائيم. پنجره معرفي و ويرايش كالا ظاهرمي شود.

 

 

لازم به توضيح است كه بدانيم كالا داراي چهار لايه مي باشد.  به عنوان مثال مدادتراش روميزي به ترتيب لايه اول (ملزومات اداري)،  لايه دوم (كاغذ مقوا و لوازم التحرير)،  لايه سوم (لوازم التحرير) و لايه چهارم نام كالا (مدادتراش روميزي) مي باشد.  براي ايجاد نام كالا ابتدا برروي مربع  در زير انتخاب گروه فرعي  قراردارد كليك نموده تا پنجره انتخاب كالا ظاهرشود .

 

 

سپس اگر به عنوان مثال بخواهيم مدادتراش روميزي را ايجاد نمائيم به ترتيب با منفي نمودن مربع  كناري ملزومات اداري لايه اول و كاغذ و مقوا و لوازم التحرير لايه دوم و لوازم التحرير از لايه سوم را انتخاب مي كنيم.  در اين صورت نوار لوازم التحرير آبي رنگ مي شود.  مثل پنجره فوق بعد ازپايان اين مرحله دكمه تاييد را انتخاب مي نمائيم.  ملاحظه مي شود كه  لوازم التحرير در پنجره انتخاب گروه فرعي قرار مي گيرد.

 

 

سپس با كليك بر روي آيكون  پنجره ثبت نام كالا به شكل ذيل ظاهر و فعال مي گردد.

 

دراين قسمت كليه اطلاعات خواسته شده از كالاي مورد نظر را كه در اختيار داريم درجدول فوق ثبت و دكمه ذخيره را انتخاب مي نمائيم.  در اين هنگام پنجره پيام ظاهر مي شود.

 

 

در اين قسمت نسبت به تكميل اطلاعات آدرس كالا اطلاعات تكميلي و ليست كالاهاي مرتبط اقدام مي نماييم.

 

 

  • لازم به توضيح است هرچه دقت ما براي تكميل اطلاعات در مورد كالا و اموال كامل تر باشد در آينده كنترل و دسترسي آسان تر و تجزيه و تحليل و گزارش عملكرد كالا و اموال دقيق ترخواهد بود.

در اين قسمت ابتدا گزينه  در كنار راهرو را كليك نموده پنجره ويرايش / انتخاب راهرو ظاهرمي شود.

با كليك كردن بر روي آيكون  كليك نموده تا پنجره ذيل ظاهر شود.

 

 

دكمه تاييد را انتخاب پنجره پيام ظاهر مي شود.

 

 

سپس پنجره ويرايش /انتخاب راهرو ظاهرمي شود.

 

 

ملاحظه شد كه نام راهرو انبار ايجاد شد و با انتخاب آن مي توانيم در پنجره آدرس كالا به شكل ذيل ببينيم.

 

سپس به قسمت رديف دوم به نام قفسه و سوم به نام طبقه و چهارم به نام جعبه رفته و به شكل فوق كه در خصوص راهرو انجام شد نسبت به تكميل اطلاعات آن كالا اقدام مي كنيم.

 

اطلاعات تكميلي كالا

 

دراين  قسمت نسبت به تكميل اطلاعات خواسته شده در پنجره اطلاعات تكميلي كه شامل نقطه سفارش،  ميزان سفارش و ديگر اطلاعات بسيار مهم است اقدام مي نمائيم و دكمه ذخيره سمت راست را كليك مي نمائيم

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

اطلاعات خواسته شده درخصوص ليست كالاهاي مرتبط:

 

 

كه باكليك برروي آيكون  پنجره انتخاب كالا ظاهرمي شود.

 

 

  • آيكون رفرش  در آخركار نبايد فراموش شود چون ممكن است كالا در ليست كالاها قرارنگيرد.

 

براي اطمينان ازاينكه كالا به ليست كالاها اضافه شده است در پنجره ذيل مشاهده مي نمائيدكه كالا به آخر ليست اضافه گرديده و كد نيز دريافت كرده است.

 

ثبت اطلاعات اموال:

مسؤوليت تكميل اين قسمت به عهده حسابدار كالا و اموال با نظارت مسؤول جمعداري اموال مي باشد.

براي ثبت اطلاعات اموال ازمنوي پنجره اصلي سيستم به ترتيب مديريت مالي ¬ نگهداري سوابق ودارائيها  ¬اطلاعات اموال  ¬ايجاد سوابق اموال را انتخاب مي كنيم.  

 

 

پنجره ايجاد سوابق دارائيها ظاهر مي شود.

 

 

 

بخش اطلاعات ثبت اموال:

ابتدا آيكون  را انتخاب مي كنيم.  پنجره انتخاب دارائي ظاهرمي شود.

 

 

لذا از ميان آيتم هاي كد 201 الي 299 با توجه به اينكه اموال انتخاب شده دركدام طبقه قرار مي گيرد انتخاب و تاييد        مي نمائيم.  به عنوان مثال براي ثبت يك ترازو به شكل ذيل عمل مي نمائيم.

 

 

 

از ميان نوار ابزار كليك مي كنيم.  پنجره اصلي ايجاد سوابق دارائي ها به شكل ذيل ظاهر مي شود.

 

 

سپس محل اعتبار آن ازميان بخش منبع خريد انتخاب مي گردد كه ممكن است از محل اعتبار هزينه اي عمومي،  درآمد اختصاصي يا عمومي تملك دارائيهاي سرمايه اي خريداري شده باشد.  ما در اين مثال منبع خريد را عمومي تملك دارائيهاي سرمايه اي انتخاب نموديم.

دربخش طرف حساب تيك تعديلات سنواتي برداشته نشود،  مگر اينكه سال 1387 را تعهدي نموده و اموال را شناسائي نموده باشيد.

 درخصوص روش استهلاك،  خود نرم افزار روش را انتخاب مي نمايد كه در خصوص ماشين آلات روش نزولي مي باشد.

درصورتيكه قصد اسقاط را داشته باشيم ارزش اسقاط را تكميل مي نمائيم.

سپس نسبت به تكميل تاريخ خريد بها،  هزينه حمل،  هزينه نصب،  هزينه تعميرات و سايرهزينه ها در صورت لزوم اقدام مي نمائيم.  نرم افزار به صورت هوشمند بهاي تمام شده خودرو فوق را ثبت مي نمايد.           

درصورتي كه بخواهيم قيمت استهلاك انباشته را خودمان حساب نمائيم در بخش استهلاك انباشته،  قسمت كاربر را انتخاب مي نمائيم.

 

 

درصورتي كه درخصوص مال مذكور به روش ارزش دفتري عمل نمائيم،  قسمت كارشناس را انتخاب مي نمائيم.

 

 

و نسبت به تكميل بخش مشخصات به شكل ذيل اقدام مي نمائيم.

 

 

در بخش محل استقرار قسمت هاي مسؤول نگهداشت،  اتاق،  طبقه و محل را تكميل مي نمائيم.

 

 

·    نكته:  مسؤول نگهداشت تا تكميل نشدن مشخصات پرسنلي غيرفعال است،  چون فرد مسؤول نگهداري قطعاً يكي از كاركنان است كه مي بايست درقسمت مذكور تعريف شود.

درصورتي كه مال دريك اطاق نگهداري شودگزينه را انتخاب مي كنيم. پنجره ذيل ظاهر مي گردد.

 

 

باانتخاب آيكون   از نوار عنوان پائين پنجره،  صفحه ذيل نمايش داده مي شود.

 

 

پس از انتخاب دكمه تأييد پنجره ذيل نمايش داده مي شود.

 

 

پنجره ويرايش انتخاب اطاق به شكل ذيل تكميل مي گردد. 

 

 

البته در يك مورد مي توان كليه اتاقها را تعريف كرد كه نيازي به اين شكل كه همزمان با كالا انتخاب مي كنيم نباشد.

با انتخاب آيكون   مي توان اتاق بعدي را تعريف نمود.  با كليك بر روي اتاق ايجاد شده مانند تصوير فوق و كليك بر روي آيكون «انتخاب» در بخش محل استقرار قسمت اتاق  مي نشيند.

 

 

·        نكته: درقسمت پنجره مسول نگهداشت بخشهاي طبقه و محل را نيز به شكل فوق الذكر تكميل مي نمائيم.

ضمناً به شكل ذيل نيز نمايش داده مي شود.

 

 

سپس عمل ذخيره را با  كه در نوار عنوان بالا قرار دارد انجام مي دهيم.

 

  • مهم: براي ارسال سند به قسمت رسيدگي گزينه   از قسمت نوار عنوان بالاي پنجره را كليك و آيكون ارسال سند را انتخاب مي نمائيم.

 

معرفي ويرايش الگو:

  مديريت مالي® تنظيم اسناد ® معرفي و ويرايش الگو

 

مسؤوليت ايجاد اين قسمت در ستاد دانشگاه به عهده اداره دفترداري و بيلان و در واحدهاي تابعه دانشگاه به عهده واحد دفتر داري و بيلان مي باشد.

براي تنظيم سند دستي نياز به ويرايش الگوي سند حسابداري داريم كه اين كار مي تواند توسط يك فرد كاملاً آشنا و مسلط به مسائل حسابداري صورت بگيرد.

 در اين خصوص مي بايست يكسري پيش فرضهايي داشته باشيم كه ممكن است در واحد يا ستاد اتفاق بيفتد.

 مثال: پيش پرداخت علي الحساب،  سپرده پيمانكار،  درآمد صندوقدار بيمارستان،  اعتبار دريافتي از ستاد،  تنخواه دريافتي از ستاد،  ارسال صورتحساب براي بيمه هاي طرف قرارداد،  ابلاغ اعتبار در ستاد و ... .  لذا براي ثبت هر رويداد مالي مي بايست آرتيكل (الگوي) آن در نرم افزار ايجاد شود.

ابتدا از ميان منوهاي پنجره اصلي به ترتيب گزينه مديريت مالي ¬ تنظيم اسناد ¬ معرفي و ويرايش الگو را انتخاب مي نماييم.

 

پنجره انتخاب الگوي صدور سند ظاهر مي شود.

 

 

در اين پنجره تنها يك پوشه به نام اسناد نمونه وجود دارد.

 

 

 

كه با كليك نمودن برروي آيكون پوشه ذيل نيز باز مي گردد كه تعدادي پوشه به عنوان نمونه در آن قرار دارد.  در هر پوشه با كليك نمودن بر روي آن در پنجره سمت چپ تعدادي الگوي سند ظاهر مي گردد. به عنوان نمونه پوشه اعتبارات را با هم مي بينيم.

 

 

براي اضافه نمودن به پوشه هاي  اصلي سمت راست پس از انتخاب پوشه آيكون   را كليك    مي كنيم.  پنجره ذيل ظاهر مي شود.

 

 

 

با انتخاب گزينه بلي پنجره ذيل ظاهر مي شود كه به عنوان مثال درآمد را تايپ مي نمائيم.

 

 

با انتخاب گزينه تأييد ملاحظه مي شود زيرگروه درآمد به پوشه ها ي زيرمجموعه اسناد نمونه اضافه گرديد.

 

براي ساخت الگوهاي درآمدي به شكل ذيل عمل مي نمائيم.

 

ابتدا بعد ازانتخاب پوشه كه رنگ آن تغييرپيدا مي كند آيكون   را از پنجره نوار عنوان زيركليك مي نمائيم.

 

پنجره ذيل ظاهرمي شود.

 

با انتخاب گزينه بلي پنجره ايجاد الگوي صدور سند به شكل ذيل باز مي شود.

 

 

كه دراين پنجره براي هر الگو يك ثبت بدهكار و يك ثبت بستانكارايجاد مي كنيم تا نرم افزار نگهداري نمايد.

لذا در اين جا تنها به شكل نمونه نگهداري و در پنجره تنظيم سند با استفاده از الگوي سند از آن استفاده نموده و مبالغ ريالي رويداد را وارد مي نماييم.

به عنوان مثال آرتيكل  ارسال صورتحساب به بيمه هاي طرف قرارداد

 

  • توجه : الگوي اين سند در پوشه بيمارستان ايجاد شده در اين جا صرفاً جنبه آموزشي دارد.

 

درقست نام الگوي سند شرح رويداد مالي مذكور نوشته مي شود.

 

 

درمرحله اول براي ثبت بدهكار در قسمت اطلاعات رديف جاري مانند نمونه عمل مي نماييم.

 

 

سپس نسبت به تكميل قسمتهاي ذيل نيز اقدام مي نمائيم.

 

 

 

درقسمت تشخيص ماهيت حساب را تعيين مي كنيم كه در اين جا ماهيت حساب بدهكار مي باشد.

درقسمت نوع حساب كه شامل نقدي،  نقدي تعهدي و تعهدي است مشخص مي نمائيم كه كدام يك از اين گزينه ها است.  در اين رويداد نوع حساب،  تعهدي مي باشد.

اگردرقسمت سطح معين تيك بزنيم  اين قسمت غيرفعال و درپنجره تنظيم سند با استفاده از الگوي سند،  جزء معين را       مي توانيم مشخص نمائيم.  چون ممكن است معين همين باشد ولي جزء معين چيز ديگري باشد.  اگر تيك را برداريم  قفل           مي شود.

يعني ممكن است چند رويداد (بدهكاران) داشته باشيم.

 

 : درصورت انتخاب،  اطلاعات اين رديف توسط سيستم و با توجه به رديف هاي ديگر پرخواهد شد.  در واقع اين رديف جمع سند را تراز خواهد نمود.

در اين قسمت شرح پيش فرض را نيز مي نويسيم.

 

 

  • نكته: درصورت انتخاب آيكون  فقط همان رديف تأييد مي گردد.  اگر ايكون انتخاب گردد آن رديف تأييد و يك رديف ديگر نيز اضافه مي نمايد.

لذا آيكون  را انتخاب مي كنيم تا ضمن تأييد،  يك رديف ديگر نيز اضافه نمايد.  به  شكل ذيل

 

 

لذا الگوي ثبت طرف مقابل رويداد فوق الذكر يعني بستانكار آن را در ذيل ايجاد مي نمائيم. 

طرف حساب بستانكار حسابهاي دريافتني (درآمد) مي باشد.

كه درمرحله دوم ثبت بستانكار در ذيل مشاهده مي گردد.

 

 

رديف مشخصات حساب را نيز به شكل ذيل تكميل مي نمائيم.

 

 

  • نكته: بايد حداقل يكي از رديف ها بصورت خودكار انتخاب شود،  در غير اين صورت پيام زير ظاهر مي شود.

 

 

لذا رديف بستانكار را خودكار انتخاب مي نمائيم.  در غير اين صورت عمل ذخيره سازي انجام نمي گيرد.

 

سپس در اين قسمت شرح پيش فرض را نيز مي نويسيم. به شكل ذيل:

 

 

چون قصد ايجاد رديف ديگري را در اين مثال نداريم آيكون   را انتخاب مي كنيم تا رديف به شكل ذيل ايجاد شود.

 

سپس آيكون   (ذخيره) را در نوار عنوان بالاي پنجره كليك مي نمائيم و از پنجره ايجاد الگوي صدور سند جديد خارج مي شويم.

 

مجدداً در پنجره اصلي پنجره انتخاب الگوي صدور سند ظاهر مي گردد.

 

 

ملاحظه مي شود كه رويداد مالي فوق الذكر با موفقيت ايجاد گرديد.

 

تنظيم سند جديد:

  مديريت مالي® تنظيم اسناد ® تنظيم سند جديد

ازمنوي پنجره اصلي به ترتيب گزينه مديريت مالي ¬ تنظيم اسناد ¬ تنظيم سند جديد را انتخاب مي نماييم.

 

 

پنجره انتخاب الگوي صدور سند ظاهر مي شود.

*****************************************************************************************************************

به عنوان مثال براي ثبت علي الحساب حقوق و حق الزحمه به شكل ذيل عمل مي نماييم.

از شاخه اسناد نمونه،  به ترتيب زيرگروه پرداخت و پرداختهاي جاري را انتخاب و در پنجره سمت چپ علي الحساب حقوق و حق الزحمه را به شكل فوق انتخاب مي كنيم.  آيكون   را در نوار عنوان بالاي پنجره انتخاب مي كنيم تا پنجره تنظيم سند با استفاده از الگوي صدور سند علي الحساب حقوق و حق الزحمه ظاهرشود.

 

 

در اين قسمت مشاهده مي شود كه جزء معين در نرم افزار وجود دارد،  بنابراين از تفصيل1 ¬ كاركنان ¬ كاركنان واحد خدمات كه ايجاد مي نماييم،  آقاي مجيد محمدي را به صورت درختي  ايجاد مي نماييم.

 

 

سپس به قسمت تنظيم سند جديد بازگشته كليك مي نماييم.

 

 

درپنجره تنظيم سند با استفاده از الگوي صدور سند علي الحساب حقوق و حق الزحمه مشروحه ذيل با انتخاب تفصيل 1 پنجره انتخاب تفصيل 1 باز مي شود كه با انتخاب كاركنان ¬ كاركنان واحد خدمات و پنجره سمت چپ آقاي مجيد محمدي و كليك برروي آيكون  فرد مذكور در تفصيل 1 مي نشيند.

 

 

به شكل ذيل:

 

مركز هزينه،  شناسه مركز و پروژه در اين رويداد مالي به صورت خودكار غيرفعال است.  با وارد نمودن مبلغ علي الحساب در آيكون   ستون بدهكار ثبت شده و نرم افزار به صورت خودكار مبلغ بستانكار را نيز ثبت مي نمايد.

 

 

در پنجره نمايش كدها حساب درختي ستون بدهكار نمايش داده شده است.

 

 

 

با انتخاب ستون بستانكار (رديف 3) به شكل فوق تفصيل 1 درپنجره تنظيم سند با استفاده از الگوي صدور سند علي الحساب حقوق و حق الزحمه فعال مي شود. پوشه بانكها ¬ بانك رفاه علوم پزشكي ياسوج ¬ حساب 110002 را انتخاب مي نماييم.

 

با انتخاب ايكون   در نوار عنوان بالاي پنجره،  حساب فوق الذكر در پنجره تنظيم سند با استفاده از الگوي صدور سند علي الحساب حقوق و حق الزحمه مي نشيند.  به شكل ذيل

 

 

  • لازم به توضيح است كه بسته به نوع رويداد ممكن است تفصيل 1 يا مركز هزينه يا شناسه مركز فعال باشد كه مي بايست آن را معتبر نمود.

 

درپنجره نمايش كدها حساب درختي ستون بستانكار نمايش داده شده است.

 

 

 با كليك برروي آيكون   در نوار عنوان بالاي صفحه پيغام ذيل دريافت مي گردد.

 

سپس مي بايست توسط فرد مجربي صحيح بودن ثبت اين رويداد به تأييد برسد. لذا

 

 

ازپنجره اصلي به ترتيب گزينه دفترداري ¬ اسناد حسابداري  ¬تاييد ثبت اسناد حسابداري را انتخاب مي كنيم تا پنجره ذيل ظاهر شود.

 

 

سپس با كليك بر روي دكمه «انتخاب» در ذيل پنجره فوق،  پنجره ذيل نمايش داده مي شود.

 

با انتخاب آيكون  مي توان پيش نمايش تبت تعهدي آن را مشاهده نمود.  به شكل ذيل:

 

 

و با انتخاب آيكون  مي توان ثبت نقدي آن را مشاهده كرد.  به شكل ذيل:

 

سپس به صفحه قبل برگشته و در صورت قبولي ثبت رويداد از آيكون   دربالاي نوار عنوان استفاده مي نماييم كه پيغام ذيل صادر مي گردد.

 

 

با انتخاب بلي پيغام ذيل صادر مي گردد.

 

 

كه سند جهت رسيدگي به واحد رسيدگي ارسال مي گردد.

 

 

 

 

 

رسيدگي

شرحي مختصر بررسيدگي:

تمامي اسناد و مداركي كه در امور مالي منجر به:

الف) خريد،  پرداخت،  ايجاد تعهد يا هزينه،  تسويه بدهي يا تنخواه و بدهي احتمالي (تضمين) و ايجاد كالاهاي سرمايه اي و يا برداشتهاي بانكي.

ب) شناسايي و وصول درآمدهاي ناشي از سهم خدمات ارائه شده مربوط به مؤسسات و سازمان هاي بيمه اي طرف قرارداد (ويژه مراكز درماني).

ج) و شناسايي ساير درآمدها مي شود را در بر مي گيرد.

به منظور افزايش كنترل هاي داخلي اداره اي به نام «رسيدگي» در امور مالي ايجاد و كليه عمليات رسيدگي در آن بايد متمركز شود.  با تشكيل اين اداره كه زير نظر مستقيم مدير امور مالي فعاليت مي كند يك نسخه از كليه اسناد و مدارك و پرونده هايي كه مبناي رسيدگي قرار مي گيرند (مدارك مورد نياز) در آن نگهداري و از پراكندگي اسناد و مدارك جلوگيري مي شود و با تخصصي شدن رسيدگي،  سرعت و تسلط در عمليات رسيدگي و كنترل افزايش مي يابد.

 

مفاهيم وتعاريف

با اجراي سيستم ها و گردش عمليات قسمت اعظم عمليات و مراحل مختلف آن به صورت خروجي مبناي تجزيه و تحليل تصميمات و اظهارنظر كارشناسان و مديران قرار مي گيرد،  لذا ضروري است مستندات تمامي اين گردش عمليات به نحو مقتضي مورد رسيدگي قرار گيرند.  از طرفي به هنگام رسيدگي به اسناد و مدارك مرتبط با يك رويداد مالي، در واقع خود عمل و نحوه انجام مراحل مختلف آن مورد رسيدگي قرار مي گيرد،  در نتيجه رسيدگي امور مالي عبارت است از حصول اطمينان از انجام درست عمليات با بررسي اطلاعات ايجاد شده در اسناد و مدارك مربوط به عمليات مزبور اصل بر اين است كه مسئولين قسمت هاي اجرايي دانشگاه / دانشكده يا مراكز درماني قبل از تصويب اسناد از طريق انجام رسيدگي هاي لازم از صحت عمليات اطمينان حاصل نموده بنابراين رسيدگي امور مالي در واقع رسيدگي ثانوي نسبت به اسناد مي باشد.

 

اسناد قابل رسيدگي

اسناد قابل رسيدگي شامل كليه صورت حسابها،  گزارش هاي تنخواه،  ليست هاي مساعده،  حقوق و دستمزد،  اعلاميه هاي بدهكار و بستانكار بانك و اعلاميه بدهكار،  بستانكار طرف هاي معامله همراه با كليه ضمائم آنها و ... مي باشد.

منظور از تكميل فرم،  استفاده از فرم هاي «خلاصه صورت وضعيت» و «سند رسيدگي اسناد هزينه،  خريد كالا و خدمات / پرداخت» و «خلاصه ليست خدمات و نسخ» مي باشد كه در صورت لزوم مي بايست توسط مسئول رسيدگي حسب مورد تكميل شود.

براي رفتن به قسمت سيستم رسيدگي ابتدا از منوي پنجره اصلي گزينه مديريت مالي ¬ رسيدگي اسناد ¬ كنترل اسناد حسابداري را انتخاب و كليك مي نمائيم.

 

 

پنجره ذيل به نام ليست اسناد حسابداري ظاهر مي شود كه در اين پنجره كليه اسنادي كه به صورت فرآيندي و دستي جهت رسيدگي ارسال شده مشاهده مي شود.  در اينجا دوسند ارسال گرديده كه اولي مربوط به موجودي كالاي اول دوره 88 و دومي سند دستي ابلاغ اعتبار مي باشد.

 

با كليك بر روي دكمه انتخاب پنجره ذيل ظاهر مي شود.

 

 

در بالاي اين پنجره آيتم هايي مي باشد كه كد واحد تابعه / اصلي به چشم مي خورد.  در اين قسمت كد دانشگاه ياسوج را مي بينيد و در صورتي كه واحد باشد كد همان واحد را نشان مي دهد. تاريخ ايجاد و نوع سند به صورت خودكار تكميل مي گردد.  شرح سند كه شرح آن به صورت خودكار خورده است.  شماره روزنامه نيز بعد از تأييد دفترداري به صورت خودكار ثبت مي گردد.  مابقي آيتم ها بعد از انجام عمليات هايي تكميل مي گردند.

 

 

در پنجره ذيل كه با انتخاب و كليك بر روي آن ايجاد مي شود ثبت ستون بدهكار و بستانكار صورت مي گيرد.

 

 

نوار متحرك ذيل در صورت كليك و حركت دادن،  آيتم هاي بيشتري از صفحه فوق را نشان مي دهد.

 

 

مشاهده نمائيد و با پنجره فوق مقايسه نمائيد.  مشاهده خواهيد نمود كه پنجره فوق كشوئي مي باشد.

 

 

در اين قسمت آيتم هايي وجود دارد كه در عمليات هاي بعدي شامل اعتبارات و صدور چك تكميل خواهد شد.

 

                                                                                       

در اين قسمت حساب را به صورت درختي نشان ميدهد.

 

 

در قسمت نوار عنوان بالاي صفحه با كليك برروي آيكون   مي توان سند را به شكل تعهدي نمايش داد.  به شكل ذيل:

 

 

با انتخاب آيكون   در نوار عنوان بالاي پنجره،  سند را مي توان تأييد نمود.

 

نكته: در صورتي نسبت به تأييد اقدام مي نماييم كه اسناد و مدارك آن نيز جداگانه ارسال شده باشد تا بتوانيم مستندات را با نرم افزار مقايسه و كنترل نمائيم.

 

سپس پيغام ذيل صادر مي گردد.

 

 

با انتخاب دكمه بلي پيغام ذيل صادر مي گردد.

 

 

در اين صورت سند به قسمت تأمين اعتبار ارسال مي گردد.

 

توضيحاتي مختصر درخصوص ديگر آيتم هاي بخش رسيدگي:

 

 

بخش اسناد رسيدگي شده:

همانطور كه از نام آن پيداست اسنادي كه رسيدگي مي شوند دراين قسمت بايگاني مي شوند.

 

بخش كنترل  اسناد- فقط ستاد:

جهت رسيدگي به اسناد مربوط به ستاد دانشگاه يعني عمليات حسابداري كه ستاد به عنوان يك واحد براي خود عمل مي نمايد.

 

بخش كنترل اسناد- فقط واحدها:

مربوط به اسناد واحدها كه براي ستاد ارسال مي گردد مي باشد.

 

با انتخاب آيكون   در نوار عنوان صفحه فوق (پيش نمايش) مي توان نسبت به چاب سند اقدام نمود.

 

بخش تامين اعتبار:

 

از منوي صفحه اصلي به ترتيب گزينه دفترداري ¬ مديريت وجوه ¬ تامين اعتبار را انتخاب وكليك مي نمائيم تا پنجره ليست اسناد براي تأمين اعتبار به شكل ذيل ظاهر شود.

 

با كليك بر روي دكمه انتخاب در پايين صفحه فوق پنجره تأمين اعتبار ظاهر مي شود.

 

 

باانتخاب آيكون دركنار تفصيل 2   پنجره انتخاب تفضيل 2 ظاهر مي شود.

 

نكته مهم:

پنجره فوق همان پنجره اي است كه در قسمت ساخت اعتبار سنواتي توليد گرديد كه مي بايست در آن قسمت كليه اعتبارات ساخته شود.

 

لذا از ميان تفصيلها تفصيل مورد نظر را انتخاب مي نمائيم.  به عنوان مثال تفصيل ذيل را انتخاب مي نماييم.

 

 

و دكمه در زيرپنجره فوق را كليك مي نمائيم.  مشاهده مي شودكه درقسمت تفصيل 2 منبع،  دوره،  رديف دستگاه،  برنامه و فصل ثبت گرديد و به عبارتي سند تامين اعتبار شد.

 

 

سپس آيكون  را در پنجره بالاي نوار عنوان كليك و پيام ذيل صادر مي گردد.

 

 

بنابراين سند جهت صدور چك ارسال گرديد.

 

  • لازم به توضيح است اسنادي كه نياز به صدور چك ندارند اين مرحله را طي نمي نمايند.

 

تأييد صدور چك:

از منوي صفحه اصلي به ترتيب گزينه مديريت مالي  ¬دريافت وپرداخت ¬ عمليات بانكي¬ تأييد صدور چك را انتخاب مي نماييم.

 

نكته:

تا چك در مرحله تأييد صدور چك به تأييد نرسد به قسمت ثبت چك ارسال نمي گردد.

 

 

پنجره ليست اسناد براي عمليات پرداخت ظاهر مي گردد.

 

 

كه با كليك بر روي دكمه انتخاب در ذيل پنجره فوق پنجره مشاهده و تأييد صدور چك به شكل ذيل ظاهر مي شود.

 

 

در اين قسمت نيز مانند مراحل رسيدگي،  تأمين اعتبار و تأييد ثبت اسناد حسابداري مي توان پيش نمايش سند به شكل نقدي يا تعهدي و يا چاپ آن را انجام داد.

 

در اين مرحله آيتم هاي مدرك،  شماره چك،  تاريخ و ... غير فعال مي باشد.

در صورت تآييد با انتخاب آيكون   در بالاي پنجره فوق پيام ذيل صادر مي گردد.

 

سپس از منوي صفحه اصلي به ترتيب گزينه مديريت مالي ¬ دريافت وپرداخت  ¬عمليات بانكي ¬ثبت چك را انتخاب مي نمائيم.

 

 

 

پنجره ليست اسناد آماده عمليات دريافت /پرداخت به شكل ذيل ظاهر مي گردد.

 

با انتخاب شرح سند در پنجره فوق به عنوان مثال علي الحساب حقوق وحق الزحمه، پنجره ذيل ظاهر مي گردد.

 

در پنجره فوق مشاهده مي شود كه تفصيل 2 يا شناسه فعاليت به ذيل صفحه اضافه گرديده است.

 

آيتم هاي ذيل مربوط به صدور چك نيز فعال شده است.

 

 

لذا نسيت به تكميل قسمت هاي بالا به شكل مثال ذيل اقدام مي نمائيم.

 

 

در اين قسمت نسبت به چاپ چك اقدام مي نمائيم و به دليل اينكه در صورت فراموشي در چاپ چك امكان تغيير نخواهد بود لذا در پيام ذيل نيز تأكيد گرديده است.

 

در صورت اطمينان نسبت به چاپ چك،  دكمه خير را انتخاب مي كنيم. پيام ذيل ظاهر مي گردد.

 

 

سند به قسمت دفترداري و بيلان بخش تاييد وصول مستندات ارسال مي گردد.

 

شرحي كوتاه بر بخش دفترداري

اين روش براي ثبت كليه اثرات مالي فعاليت هاي ناشي از اعتبارات دريافتي و انتفاعي ستاد و واحدهاي تابعه (مستقل و غيرمستقل) و همچنين ثبت كليه تعهدهاي ايجاد شده كاربرد دارد.

ابتدا از منوي مديريت مالي به ترتيب گزينه دفترداري ¬ اسناد حسابداري ¬ تأييد وصول مستندات را كليك مي نمائيم.

 

 

 

پنجره ليست اسناد تاييد وصول نشده ظاهرمي گردد.

 

 

با انتخاب سند مورد نظر در پنجره فوق پنجره مشاهده وبررسي سند به شكل ذيل ظاهر مي شود.

 

 

در قسمت نوار عنوان بالاي صفحه با كليك برروي ايكون   مي توان سند را به شكل تعهدي نمايش داد (به شكل ذيل).

 

و با انتخاب آيكون  مي توان ثبت نقدي آن را مشاهده نمود (به شكل ذيل).

 

 

با انتخاب آيكون   در نوار عنوان بالاي پنجره سند،  پيام ذيل صادرمي شود.

 

چاپ اسناد:

از قسمت مديريت مالي به ترتيب گزينه دفترداري ¬  اسناد حسابداري ¬ چاپ اسناد را انتخاب مي كنيم.

 

 

در نتيجه پنجره ليست اسناد حسابداري ظاهر مي شود.

 

 

  • در اين قسمت كليه اسناد جهت چاپ نگهداري مي شوند كه انتخاب آيكون   چاپ تعهدي و با انتخاب آيكون   چاپ نقدي اسناد صورت خواهد گرفت.

 

تراز ويژه:

از منوي اصلي به ترتيب گزينه دفترداري  ¬مرور حسابها ¬ تراز ويژه راانتخاب مي كنيم.

 

پنجره گزارش تراز ويژه باز مي شود (به شكل ذيل) كه در اين قسمت مي توان هر نوع گزارشاتي را اخذ نمود.

 

 

+ نوشته شده توسط مهدی جعفری در چهارشنبه بیست و سوم دی 1388 و ساعت 15:1 |


Powered By
BLOGFA.COM


.